Sachbearbeiter (m/w/d) Archiv / Registratur im Fachdienst Bauordnung und Denkmalpflege, Team Verwaltung und Baurecht

Der Fachdienst Bauordnung und Denkmalpflege ist als untere Bauaufsichtsbehörde der kompetente Ansprechpartner für alle bauordnungsrechtlichen Fragen rund um das Thema Bauen bei der Stadt Osnabrück. Im Team Verwaltung und Baurecht erwartet Sie ein abwechslungsreiches und interessantes Tätigkeitsfeld, das im direkten Kontakt mit verschiedenen Personen durch Vielfalt und Verantwortungsbewusstsein geprägt ist. Im Rahmen Ihrer täglichen Arbeit übernehmen Sie in der Registratur eine zentrale Rolle bei der Archivierung abgeschlossener Vorgänge und der Betreuung unseres nahezu vollständig digitalisierten Aktenarchivs. Zu Ihren Aufgaben gehören unter anderem die Organisation und Durchführung von Akteneinsichten, einschließlich der eigenständigen Erstellung der entsprechenden Kostenbescheide. Daneben sind Sie zuständig für die Pflege des Archivbestands sowie die Bereitstellung von Akten und Unterlagen für laufende Verfahren innerhalb des Fachdienstes. Auch die Digitalisierung laufender Vorgänge und Schriftstücke sowie deren sorgfältige Archivierung gehört hierbei zu Ihren Aufgaben. Hierbei bieten wir Ihnen einen modernen Arbeitsplatz in einem kollegialen und unterstützenden Arbeitsumfeld, bestehend aus einem motivierten Team aus jungen und erfahrenen Fachleuten. Ergänzen Sie das Team mit Ihrer selbstständigen und strukturierten Arbeitsweise sowie Ihrer Freude an Teamarbeit und der Offenheit für das Thema Digitalisierung. Wenn Sie motiviert sind, gerne eigeninitiativ arbeiten und sich in einem professionellen Umfeld weiterentwickeln möchten, dann freuen wir uns sehr auf Ihre Bewerbung!

Die Stelle auf einen Blick

Stellenumfang: Es handelt sich um eine Teilzeitbeschäftigung mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 33,5 Stunden. Die Stelle kann grundsätzlich bei sich einander ergänzenden Arbeitszeiten mit zwei Teilzeitkräften besetzt werden. Die Verteilung der Arbeitszeit ist mit der Dienststelle abzustimmen.

Befristung: Es handelt sich um eine unbefristete Stelle.

Einstellungszeitpunkt: Zum nächstmöglichen Zeitpunkt.

Stellenwert: EG 5 TVöD

Bewerbungsfrist: 1. Juli 2026

Ihre Aufgaben

Archivieren von abgeschlossenen Vorgängen aus dem Bereich der Bauordnung und der Denkmalpflege
Kundenorientiere Terminierung und Organisation von Archivakteneinsichten sowie Fertigung von Kostenbescheiden
Aufgaben im Bereich Registratur, insbesondere Bereitstellung laufender Vorgänge für die Sachbearbeitung
Pflege des Archivs (Wiedereinsortierung von Akten, Vorgängen und Dokumenten / insbesondere digital)
Digitalisieren und Archivieren von analogen Akten und Schriftstücken
Umbuchen und Verteilen von Akten
Allgemeine Abläufe im Archiv verwalten und allgemeine Verwaltungsarbeiten erledigen.

Ihr Profil

Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Fachangestellter für Medien- und Informationsdienste, vorzugsweise in der Fachrichtung Archiv, Verwaltungsfachangestellter, Rechtsanwalts- und Notarfachangestellter oder Kaufmann für Büromanagement (m/w/d).

Des Weiteren erwarten wir:

Eine selbständige und zuverlässige Arbeitsweise
Ein gutes Zeitmanagement bei einem gleichzeitig hohen Maß an Arbeitssorgfalt.
Einsatzbereitschaft und eine gute Belastbarkeit
Ein gutes Sozialverhalten sowie Kooperations- und Teamfähigkeit.

Unser Angebot

Ein interessanter Arbeitsplatz mit einem hohen Maß an Eigenständigkeit und Verantwortung.
Vielfältige und abwechslungsreiche Aufgaben mit Kontakt zu Bürgerinnen und Bürgern sowie weiteren Personen.
Ein freundliches, kollegiales und motiviertes Team
Tarifliche Eingruppierung inklusive der zusätzlichen Vorteile des TVöD, wie beispielsweise Jahressonderzahlung, Zusatzversorgung (VBL) und Leistungsorientierte Bezahlung

Individuelle Arbeitsplatzmodelle und an Lebensphasen orientierte Arbeitszeitvereinbarungen

Eine anerkannte Personalentwicklung mit attraktiven Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten, sowie ein ausgeprägtes Gesundheitsmanagement (u. a. Firmenfitnessprogramm Hansefit, E-Bike-Leasing)
Zuschuss zum Jobticket oder zum Deutschlandticket

Eine Übersicht zu den Benefits der Stadt Osnabrück finden Sie hier.

Kontakt bei Fragen

Auskünfte zum Aufgabenbereich erteilt Ihnen gerne Frau Werrmeyer, Leitung Team Baurecht und Verwaltung, Telefon 0541/323-2633.

Für Fragen zum Bewerbungsverfahren steht Ihnen Frau Griese, Fachbereich Personal und Organisation, Telefon 0541/323-3617 zur Verfügung.

Wir fördern die Gleichstellung aller Mitarbeitenden. Deshalb begrüßen wir Bewerbungen von allen Menschen unabhängig ethnischer Herkunft, Geschlecht, Alter, Religion oder Weltanschauung, Behinderung und sexueller Identität.

Karina Kosbab und Timo Kruckemeyer