Assistenz (m/w/d) der Fachbereichsleitung im Fachbereich Städtebau

Ihre Aufgaben

• Assistenz der Fachbereichsleitung sowie allgemeine Sekretariatsaufgaben, z.B. Erstellung von Einladungen zu Terminen und Gesprächen, u.a. auf Leitungsebene, Erstellung und Versand von Protokollen, Vorbereitung von Sitzungs- und Besprechungsunterlagen, Terminkoordination, Telefondienst, Besuchendenbetreuung, Postbearbeitung und –verteilung, Bearbeitung von Wiedervorlagen
  
• Administrative Bearbeitung von Angelegenheiten zur Unterstützung der Fachdienstleitungen, wie Vorlagenbearbeitung im Ratsinformationssystem, Unterstützung bei der Erledigung von Leitungsaufgaben der Fachdienste, Unterstützung im Rahmen öffentlicher Vergaben, Bearbeitung von zentralen Anfragen
  
• Koordinations- und Organisationsaufgaben für den Fachbereich, u.a. Betreuung des Zeiterfassungssystems ZEUS, Schlüsselverwaltung, (Büro-)Materialverwaltung
  

Ihr Profil

Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung als Kaufmann für Büromanagement, Rechtsanwalts- und Notarfachangestellter, Industriekaufmann oder Groß- und Außenhandelskaufmann (m/w/d).

Des Weiteren erwarten wir:

• Sehr gute EDV-Kenntnisse sowie sicherer Umgang mit Microsoft Office (Word, Excel, Power Point) und in der Nutzung digitaler Kommunikationssysteme
  
• Idealerweise Berufserfahrung in einer öffentlichen Verwaltung sowie Identifizierung mit der Kommunalverwaltung als Dienstleistungsunternehmen
  
• Hohe Informations- und Kommunikationsfähigkeit sowie ein empathisches Auftreten
  
• Integrität, Zuverlässigkeit und Sorgfalt
  
• Gut strukturiere Arbeitsorganisation und Zeitmanagement, Koordinierungsfähigkeit
  
• Stabilität und Selbstvertrauen
  

Unser Angebot

• Einarbeitungsphase durch eine weitere Assistenz der Fachbereichsleitung
  
• Vielfältige fachliche Aufgaben in einem kollegialen Umfeld
  

• Anspruchsvolle Tätigkeiten in lokalen und überregionalen Netzwerken
  

• Verlässliche Arbeitsbedingungen
  

• Individuelle Arbeitsplatzmodelle und an Lebensphasen orientierte Arbeitszeitvereinbarungen
  
• Eine anerkannte Personalentwicklung mit attraktiven Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten sowie
  ein ausgeprägtes Gesundheitsmanagement (u. a. Firmenfitnessprogramm Hansefit, E-Bike-Leasing)
  
• Zuschuss zum Jobticket oder zum Deutschlandticket