Kaufmännische Assistenz (m/w/d) im Fachbereich Kultur

Ihre Aufgaben

• Zu Ihren Tätigkeiten gehören allgemeine Sekretariatsaufgaben für die Fachbereichsleitung Kultur, darunter insbesondere die Terminkoordination, der Telefondienst, die Postbearbeitung und das Zusammenstellen von Unterlagen. Zusätzlich sind Sie für die praktische Anwendung und, sofern erforderlich, die Einführung digitaler Tools für die Vorzimmerarbeit zuständig.
  
• Sie übernehmen die Multiplikatorenfunktion für die praktische Anwendung digitaler Tools, die für die interne Kommunikation, Zusammenarbeit und Abstimmung innerhalb des Fachbereichs sowie mit dem Vorstandsbüro relevant sind. Darüber hinaus pflegen Sie Vorlagen im Ratsinformationssystem ALLRIS ein, bewirtschaften Materialien, planen und organisieren Fortbildungen und Dienstreisen, betreuen und pflegen die vorhandenen Medien und Multifunktionsgeräte im Kulturhaus und leisten anwendungsbezogenen technischen Support für die Fachbereichsleitung und die Mitarbeitenden des Kulturhauses.
  
• Die Veranstaltungsbetreuung gehört ebenso zu Ihrem Verantwortungsbereich. Sie kümmern sich um die Vor- und Nachbereitung von Terminen, gestalten eigenständig Präsentationen, betreuen den Kulturplanungskalender und sorgen für die technische Betreuung sowie Organisation von Veranstaltungsformaten wie Netzwerktreffen, Strategieworkshops und der Veranstaltungsreihe „stadt.kultur.zukunft“.
  
• Sie sind zudem für die eigenständige Vor- und Nachbereitung der Kulturausschusssitzungen verantwortlich, einschließlich der Protokollführung.
  
• Das Intranet für den Fachbereich Kultur wird von Ihnen aktualisiert und gepflegt.
  

Ihr Profil

Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene dreijährige Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich und können idealerweise einschlägige Erfahrungen nachweisen.

Des Weiteren erwarten wir:

• Sie bringen ein ausgeprägtes Verständnis von Verwaltungsabläufen in einer Kommunalverwaltung mit.
  
• Neben Ihrem großen Interesse an Kultur und kulturellen Veranstaltungen bringen Sie eine starke digitale Affinität sowie die Motivation zur selbstständigen Weiterbildung mit. 
  
• Sie bringen sehr gute EDV-Kenntnisse (insbesondere in Microsoft 365) mit; Kenntnisse im Umgang mit ALLRIS sind von Vorteil. 
• Verantwortungsbewusstsein, Zuverlässigkeit, Teamfähigkeit und selbstständiges Arbeiten zeichnen Sie aus. 
  
• Sie besitzen gute Umgangsformen, ein sicheres Auftreten und sind belastbar. Auch gute Kooperations- und Kommunikationsfähigkeiten gehören zu Ihren Stärken.
  

Unser Angebot

• Vielfältige fachliche Aufgaben in einem kollegialen Umfeld
  

• Anspruchsvolle Tätigkeiten in lokalen und überregionalen Netzwerken 
  

• Verlässliche Arbeitsbedingungen und ein gestaltbarer Arbeitsplatz 
  
• Tarifliche Eingruppierung inklusive der zusätzlichen Vorteile des TVöD, wie beispielsweise Jahressonderzahlung, Zusatzversorgung (VBL) und Leistungsorientierte Bezahlung
  
• Zuschuss zum Jobticket oder Deutschlandticket 
  
• Individuelle Arbeitsplatzmodelle und an Lebensphasen orientierte Arbeitszeitvereinbarungen, wie
  mobiles Arbeiten/Home Office
  
• Eine anerkannte Personalentwicklung mit attraktiven Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten sowie
  ein ausgeprägtes Gesundheitsmanagement (u.a. Firmenfitnessprogramm, E-Bike-Leasing)